Sie kennen die Nachricht: „Bitte kündigen Sie mein Hosting." Sie kommt oft nicht, weil der Kunde unzufrieden ist, sondern weil er zwischen Projekten steckt, Kosten senken möchte oder sich über die nächsten Monate unsicher ist. Ein Pausenplan bietet ihm eine mittlere Option: das Konto behalten, den Großteil der Abrechnung stoppen und zurückkommen, ohne alles neu aufzubauen. Er verwandelt ein Churn-Ereignis in eine vorübergehende Aussetzung.

Was ist ein Hosting-Pausenplan und warum sollte man einen anbieten?

Ein Hosting-Pausenplan ist ein Abrechnungsstatus, bei dem der Dienst ausgesetzt wird, aber Konto, Daten und Konfiguration erhalten bleiben. Der Kunde zahlt eine reduzierte Gebühr oder nichts, und die Reaktivierung erfolgt schnell. Für Sie als Reseller hält er die Kundenbeziehung am Leben und schützt wiederkehrende Umsätze. Für den Kunden vermeidet er den Aufwand, wegzuziehen und wieder zurückzukommen.

Die Alternative ist die Kündigung, die in der Regel die Löschung der Daten nach einer Kulanzfrist bedeutet. Einmal gelöscht, muss der Kunde von vorn beginnen: Dateien erneut hochladen, E-Mail-Konten neu anlegen, DNS neu konfigurieren. Die meisten Kunden merken das erst, wenn sie zurückkommen wollen. Ein Pausenplan beseitigt diese Hürde.

Welche Pausendauer-Stufen sollten Sie anbieten?

Bieten Sie zwei oder drei Stufen mit klaren Grenzen an. Zum Beispiel:

  • Kurze Pause (1–3 Monate): niedrige monatliche Gebühr, vollständige Datenaufbewahrung, E-Mail bleibt aktiv. Ideal für saisonale Unternehmen oder kurze Auszeiten.
  • Verlängerte Pause (4–6 Monate): höhere Einmal- oder Monatsgebühr, Daten bleiben erhalten, aber E-Mail und DNS werden eingefroren. Geeignet für längere Projekte oder Sabbaticals.
  • Archiv (7–12 Monate): einmalige Archivgebühr, Daten werden in den Cold Storage verschoben, kein E-Mail oder DNS. Für Kunden, die das Konto behalten, aber nicht nutzen wollen.

Legen Sie eine maximale Pausendauer fest, nach der das Konto zur normalen Abrechnung zurückkehrt oder gekündigt wird. Dies verhindert unbegrenzte Aussetzungen, die Ihre Systeme belasten.

Was sollten Sie während einer Pause einfrieren und was aktiv lassen?

Entscheiden Sie pro Dienstkomponente. Alles einzufrieren ist am einfachsten, aber manche Kunden benötigen E-Mail oder DNS weiterhin, auch wenn die Website offline ist.

  • Website-Dateien und Datenbanken: einfrieren (den Webserver aussetzen). Kein Traffic, keine Ressourcennutzung.
  • E-Mail: aktiv lassen, wenn der Kunde sie für die Kontaktaufnahme benötigt. Alternativ einfrieren und einen Auto-Responder einrichten, der die Pause erklärt.
  • DNS: aktiv lassen, wenn die Domain bei Ihnen registriert ist und auf andere Dienste verweist (z. B. eine Landingpage). Das Einfrieren von DNS kann E-Mail und andere Dienste beeinträchtigen.
  • Backups: weiterlaufen lassen. Dies ist entscheidend für die Reaktivierung. Stellen Sie sicher, dass Backups separat gespeichert und für die Dauer der Pause aufbewahrt werden.
  • SSL-Zertifikate: weiter erneuern, wenn die Website reaktiviert wird, oder ablaufen lassen, wenn die Website eingefroren ist.

Dokumentieren Sie diese Regeln in Ihren AGB, damit Kunden wissen, was sie erwarten können.

Wie sollten Sie einen Pausenplan bepreisen und abrechnen?

Die Preisgestaltung sollte Ihre Kosten decken: Speicher, Backups und Verwaltungsaufwand. Ein üblicher Ansatz ist eine monatliche Pausengebühr, die einen Bruchteil des normalen Planpreises ausmacht. Wenn ein Shared-Hosting-Plan beispielsweise 10 €/Monat kostet, könnte eine Pausengebühr 2 €/Monat betragen. Für Archivstufen ist eine einmalige Gebühr von 20–50 € typisch.

Wenn ein Kunde mitten im Abrechnungszyklus pausiert, berechnen Sie den ungenutzten Anteil seines aktuellen Abrechnungszeitraums anteilig und verrechnen Sie ihn als Gutschrift für zukünftige Rechnungen. Dasselbe gilt bei der Reaktivierung: Berechnen Sie den anteiligen Betrag für den Rest des Monats. Nutzen Sie die Pro-rata-Funktionen Ihres Abrechnungssystems, um manuelle Berechnungen zu vermeiden.

Wenn Sie Teculiar verwenden, werden Upgrades automatisch anteilig berechnet, und Sie können einen Dienst so einstellen, dass er nie automatisch ausgesetzt wird, was für Pausenzustände nützlich ist. Die Plattform übernimmt auch die Mehrwertsteuer und Rechnungsstellung, sodass Pausengebühren korrekt besteuert werden.

Welchen Reaktivierungs-SLA sollten Sie versprechen?

Die Reaktivierung sollte schnell und vorhersehbar sein. Versprechen Sie einen klaren SLA: zum Beispiel Reaktivierung innerhalb von 1 Werktag bei kurzen Pausen, 2 Werktagen bei verlängerten Pausen und 3–5 Werktagen bei Archivwiederherstellungen. Geben Sie an, dass die Reaktivierung durch die Zahlung der Reaktivierungsgebühr und etwaiger ausstehender Salden ausgelöst wird.

Automatisieren Sie, wo möglich: Wenn der Kunde die Reaktivierungsrechnung bezahlt, sollte Ihr System den Dienst wieder freigeben und eine Bestätigung senden. Wenn manuelle Schritte erforderlich sind (z. B. Wiederherstellung aus dem Archiv), kommunizieren Sie den Zeitplan im Voraus.

Welche E-Mail-Vorlagen verwandeln eine Kündigungsanfrage in eine Pause?

Verwenden Sie diese Vorlagen als Ausgangspunkt. Personalisieren Sie sie mit dem Namen des Kunden und den spezifischen Dienstdetails.

Vorlage 1: Sofortige Antwort auf eine Kündigung

Betreff: Bevor Sie gehen – können wir stattdessen pausieren?

Hallo [Name],

wir haben Ihre Kündigungsanfrage für [Dienst] erhalten. Bevor wir sie bearbeiten, möchte ich sicherstellen, dass Sie von unserem Pausenplan wissen. Er ermöglicht es Ihnen, Ihr Konto, Ihre Daten und Einstellungen für bis zu [X] Monate zu einer reduzierten Gebühr zu behalten, sodass Sie zurückkommen können, ohne von vorn zu beginnen.

Möchten Sie, dass ich Sie stattdessen auf eine Pause umstelle? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail, und ich richte es ein.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Vorlage 2: Nachfassen bei fehlender Antwort

Betreff: Ihr Konto ist zur Kündigung vorgesehen – letzte Chance zu pausieren

Hallo [Name],

Ihre Kündigung ist für [Datum] vorgesehen. Wenn Sie Ihre Daten lieber behalten und später reaktivieren möchten, steht unser Pausenplan für [X] Monate zu [Gebühr] zur Verfügung. Keine Migration oder Neuaufbau erforderlich.

Antworten Sie auf diese E-Mail, wenn Sie stattdessen pausieren möchten. Andernfalls werden wir die Kündigung wie gewünscht bearbeiten.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Vorlage 3: Reaktivierungserinnerung

Betreff: Ihre Pause endet bald – bereit zur Reaktivierung?

Hallo [Name],

Ihr Pausenplan für [Dienst] endet am [Datum]. Zur Reaktivierung zahlen Sie einfach die Reaktivierungsrechnung, die wir Ihnen an diesem Datum senden. Ihre Daten sind innerhalb von [SLA] nach Zahlung bereit.

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, lassen Sie es uns wissen, und wir können die Pause um weitere [X] Monate verlängern.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Was ist als Nächstes zu tun?

  • Definieren Sie Ihre Pausenstufen, einschließlich Dauer, Gebühr und was eingefroren wird.
  • Aktualisieren Sie Ihre Nutzungsbedingungen, um Pausenbedingungen aufzunehmen.
  • Konfigurieren Sie Ihr Abrechnungssystem für Pausengebühren und Pro-rata-Berechnung.
  • Schulen Sie Ihr Support-Team in den E-Mail-Vorlagen und dem Reaktivierungsprozess.

Beginnen Sie damit, jede Dienstkomponente aufzulisten, die Sie einfrieren können, und jede, die aktiv bleiben muss.